Trong kinh doanh, để quản lý hiệu quả các hoạt động, các doanh nghiệp cần nắm vững mô hình quản lý POLC. POLC là viết tắt của Planning, Organizing, Leading và Controlling – là tổng hợp các chức năng quản lý cơ bản của bất kỳ doanh nghiệp nào.
POLC là gì?
POLC là viết tắt của 4 chức năng quản trị doanh nghiệp cơ bản bao gồm: Kế hoạch hóa, Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm soát. Mô hình POLC giúp tập trung vào các hoạt động quản trị cốt lõi của một tổ chức, giúp các nhà quản trị dễ dàng đánh giá và cải thiện chất lượng công việc của mình. Bốn chức năng trên tương ứng với các hoạt động sau đây:
- Kế hoạch hóa: Là quá trình lập kế hoạch chiến lược, đặt ra mục tiêu và phương hướng phát triển cho tổ chức. Kế hoạch hóa giúp đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức được tiến hành một cách có hệ thống và hiệu quả.
- Tổ chức: Là quá trình phân chia và phân bổ các tài nguyên như nhân lực, vật liệu, thiết bị,… để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tổ chức giúp tổ chức hoạt động một cách có trật tự và đảm bảo sự hiệu quả của các hoạt động.
- Lãnh đạo: Là khả năng cung cấp sự hướng dẫn, định hướng cho nhân viên trong tổ chức, giúp họ đạt được mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả nhất. Lãnh đạo giúp đảm bảo sự đoàn kết, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên.
- Kiểm soát: Là quá trình đánh giá và giám sát các hoạt động của tổ chức, đảm bảo rằng các hoạt động đang diễn ra đúng theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra. Kiểm soát giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về hoạt động của tổ chức, từ đó đưa ra các quyết định hiệu quả hơn.
4 Chức năng chính của POLC doanh nghiệp cần nắm rõ
2.1. Planning – Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là một bước rất quan trọng trong quá trình POLC. Nó giúp định hướng cho doanh nghiệp về mục tiêu, chiến lược và hướng đi của nó. Để lập kế hoạch một cách chi tiết và cụ thể hơn, cần phải tiến hành phân tích thị trường, đối thủ, khách hàng và từ đó xác định ra các mục tiêu và chiến lược phù hợp.
Ngoài ra, trong quá trình lập kế hoạch, cần phải lưu ý đến các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến doanh nghiệp như môi trường kinh doanh, chính sách pháp luật, kinh tế, xã hội và văn hóa của địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động.
2.2. Organizing – Tổ chức
Tổ chức là một bước quan trọng trong việc xây dựng cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Nó giúp đảm bảo rằng cấu trúc tổ chức phù hợp với kế hoạch và mục tiêu của doanh nghiệp. Để tổ chức một cách hiệu quả, cần phải xác định rõ ràng các chức năng và trách nhiệm của từng bộ phận để đảm bảo sự phối hợp và tương tác giữa các bộ phận.
Ngoài ra, cần phải lưu ý đến việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực, động viên các nhân viên và phát triển các chương trình đào tạo để nâng cao năng lực và hiệu suất làm việc của nhân viên.
2.3. Leading – Lãnh đạo
Lãnh đạo là một trong những chức năng quản lý quan trọng nhất trong POLC. Nó giúp đưa ra quyết định và hướng dẫn các nhân viên của doanh nghiệp. Để thực hiện chức năng này một cách tốt nhất, cần phải đảm bảo rằng các nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng và tư duy cần thiết để thực hiện công việc của họ.
Ngoài ra, cần phải lưu ý đến việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tạo động lực cho các nhân viên và khuyến khích họ tham gia vào các quá trình quyết định của doanh nghiệp.
2.4. Controlling – Kiểm soát
Kiểm soát là một chức năng quản lý giúp đảm bảo rằng hoạt động của doanh nghiệp diễn ra theo kế hoạch và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Để kiểm soát một cách hiệu quả, cần phải xác định các chỉ số đánh giá hiệu quả của các hoạt động, từ đó đánh giá và sửa đổi chúng để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả.
Ngoài ra, cần phải lưu ý đến việc thực hiện các biện pháp kiểm soát rủi ro để đảm bảo an toàn và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
Vai trò của mô hình lý thuyết POLC trong doanh nghiệp
Mô hình POLC giúp quản lý các hoạt động của doanh nghiệp một cách rõ ràng và hiệu quả. Nó giúp các nhà quản lý tập trung vào các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp và đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách có hệ thống và phù hợp. Vai trò của mô hình POLC trong doanh nghiệp cụ thể có thể được miêu tả như sau:
Đầu tiên, trong chức năng lập kế hoạch, mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu và tạo ra các kế hoạch để đạt được chúng.
Thứ hai, chức năng tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức và phân chia nhiệm vụ cho các thành viên trong tổ chức.
Thứ ba, chức năng lãnh đạo sẽ giúp thúc đẩy động viên và hướng dẫn nhóm để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Cuối cùng, chức năng kiểm soát sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo rằng các mục tiêu được đạt được một cách hiệu quả nhất.
Với những lợi ích đó, không có gì ngạc nhiên khi mô hình POLC trở thành một trong những mô hình quản lý phổ biến nhất hiện nay. Bằng cách áp dụng mô hình này, doanh nghiệp có thể đạt được sự hiệu quả và thành công trong các hoạt động của mình.
Ví dụ thực tế về mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của Apple
Hoạch định – Planning
Trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của mình, Apple đã cam kết tạo trải nghiệm tùy chỉnh cho từng nhóm khách hàng. Điều này giúp họ thu hút hàng triệu người mong đợi sản phẩm của mình. Ngoài ra, họ cũng tổ chức hàng loạt buổi hội thảo miễn phí để đào tạo về sản phẩm và thương hiệu. Ví dụ, vào năm 2019, họ đã tổ chức WWDC (Apple Worldwide Developers Conference) với hơn 5,000 nhà phát triển tham gia.
Tổ chức và phân bổ – Organizing
Khi tổ chức và phân bổ các nhiệm vụ, nhân viên của Apple có quyền đóng góp ý kiến cải tiến sản phẩm. Để khuyến khích sự sáng tạo, họ thường tổ chức các sự kiện như “Hackathons” nơi nhân viên có thể đề xuất các ý tưởng đột phá cho các dự án mới. Ngoài ra, Apple cũng tập trung vào việc đào tạo liên tục cho nhân viên. Điều này đã được thể hiện qua việc họ đã đầu tư hơn 90 triệu đô la vào việc đào tạo và phát triển nhân viên vào năm 2020.
Lãnh đạo – Leading
Sự lãnh đạo của Steve Jobs đã đóng góp rất lớn vào thành công của Apple. Sản phẩm như iPod, iPhone và iPad đều mang dấu ấn sáng tạo và thiết kế đơn giản của ông. Dưới sự lãnh đạo của Tim Cook, Apple đã duy trì sự tập trung vào chất lượng và tính độc đáo của sản phẩm. Cook đã định hình lại chiến lược sản xuất và mở rộng mạng lưới cửa hàng Apple trên toàn cầu.
Kiểm soát – Controlling
Để đảm bảo hiệu suất tốt nhất cho các sản phẩm của mình, Apple tập trung vào việc kiểm soát bằng cách đo lường thành công qua doanh thu và lợi nhuận. Ví dụ, năm 2021, doanh thu của Apple đạt hơn 365 tỷ đô la, tăng 29% so với năm trước đó. Mỗi khi Apple ra mắt phiên bản mới, thông tin về hàng triệu đơn hàng được đặt trước và hàng đợi dài tại các cửa hàng Apple trên khắp thế giới, cho thấy sự kiểm soát chắc chắn của họ trên thị trường.
Mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của Coca – Cola
Để tăng cường thị phần tại thị trường Pakistan và cạnh tranh với Pepsi, người đã có sự thâm nhập sớm hơn, Coca-Cola đã áp dụng mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của mình. Dưới đây là cách họ đã thực hiện trong từng phần:
Hoạch định – Planning:
- Coca-Cola đã đặt mục tiêu dài hạn là tăng thị phần tại thị trường Pakistan.
- Họ tập trung vào việc tạo trải nghiệm cho khách hàng thông qua chiến dịch Coke Studio – một chương trình âm nhạc trực tuyến kết hợp với các nghệ sĩ nổi tiếng.
Tổ chức và phân bổ – Organizing:
- Coca-Cola đã xây dựng cơ sở hạ tầng và hệ thống phân phối bán lẻ đối mặt với thách thức mất điện hàng ngày tại Pakistan.
- Họ đã thiết kế các chiến dịch dựa trên nguyên tắc đa dạng hóa và chuyên môn hóa công việc để tận dụng nguồn nhân lực hiệu quả.
Lãnh đạo – Leading:
- Coca-Cola đã thực hiện quản trị thay đổi thông qua việc tạo ra những chiến dịch mới và thích ứng với sự biến đổi của thị trường.
- Họ sáng tạo và dẫn dắt thông qua các dự án như Coke Studio để tạo ra sự khác biệt và độc đáo cho thương hiệu.
Kiểm soát – Controlling:
- Coca-Cola đã xây dựng hệ thống kiểm soát để theo dõi hiệu suất hoạt động và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn.
- Các chiến dịch và hoạt động được đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng chúng đạt được mục tiêu đã đặt ra.
- Sự tăng trưởng liên tục trong thị phần và hiệu suất của Coca-Cola tại Pakistan chứng minh khả năng kiểm soát và cải tiến của họ.
Coca-Cola đã thành công trong việc áp dụng mô hình POLC trong chiến lược kinh doanh của mình và phát triển thương hiệu của mình tại thị trường Pakistan.
Những điểm cần lưu ý, cần tránh khi thực hiện POLC
Khi thực hiện mô hình POLC, cần chú ý đến việc đưa ra kế hoạch chi tiết và cụ thể để đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả. Một trong những điểm cần lưu ý là cần phải xác định rõ các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp để có thể thiết kế tổ chức sao cho phù hợp. Điều này có thể đòi hỏi một quá trình thảo luận và thống nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Một điểm cần tránh khi thực hiện POLC là việc chỉ tập trung vào kế hoạch và bỏ qua việc chuẩn bị cho tư duy và kỹ năng của nhân viên. Lãnh đạo cần đảm bảo rằng các nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng và tư duy cần thiết để thực hiện tốt công việc của họ. Điều này có thể đòi hỏi việc tổ chức các khóa đào tạo và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thích nghi với những thay đổi trong tổ chức.
Cuối cùng, kiểm soát cần được thực hiện để đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm soát, cần phải đảm bảo tính công bằng và minh bạch để không gây ra sự bất hài lòng giữa các nhân viên và giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Việc này có thể đòi hỏi sự thường xuyên cập nhật và đánh giá lại các quy trình kiểm soát để phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
Kết luận
Mô hình POLC cung cấp cho doanh nghiệp một cách tiếp cận hệ thống trong việc quản lý các hoạt động. Bằng cách tập trung vào các chức năng cốt lõi của doanh nghiệp, POLC giúp đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách có hệ thống và phù hợp, đồng thời giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
